Em vez de registrar uma transação quando ela ocorre, o método de caixa estipula que uma transação deve ser registrada somente quando o dinheiro for trocado. Devido à forma simplificada de contabilidade, o método de caixa é frequentemente usado por pequenas empresas ou entidades que não são obrigadas a usar o método de contabilidade de competência. Imagine que uma empresa compre $ 1.000 de estoque a crédito. O pagamento do inventário vence em 30 dias.
De acordo com o método contábil de competência, um lançamento contábil manual é registrado quando o pedido é feito. A entrada registra um débito no estoque (ativo) de $ 1.000 e um crédito nas contas a pagar (passivo) de $ 1.000. Quando 30 dias se passaram e o estoque foi realmente pago, a empresa lança um segundo lançamento contábil manual: um débito em contas a pagar (passivo) de $ 1.000 e um crédito em caixa (ativo) de $ 1.000.
De acordo com o método de caixa, um lançamento contábil manual é registrado apenas quando o dinheiro é trocado por estoque. Não há entrada quando o pedido é feito; em vez disso, a empresa insere apenas um lançamento contábil manual no momento em que o estoque é pago. A entrada é um débito no estoque (ativo) de $ 1.000 e um crédito no caixa (ativo) de $ 1.000.
A diferença entre esses dois métodos contábeis é o tratamento dos acréscimos. Naturalmente, sob o regime de competência, são exigidos provisões. No regime de caixa, as provisões não são exigidas e não são registradas.